GDPR per gli amministratori di condominio

[FAQ] Il GDPR per gli amministratori di condominio

Breve guida operativa per gli amministratori di condominio che desiderano risposte precise su come adottare il GDPR

Chi è il titolare del trattamento dei dati?

Il Titolare del trattamento dei dati è l’amministratore del condominio stesso. In casi di grandi società complesse è possibile nominare altri co-responsabili.

Chi è il responsabile del trattamento in un condominio?

L’amministratore può essere nominato come responsabile dei dati personali con lo scopo di ottemperare alla sua attività secondo le esigenze di trasparenza compatibili con quelle di riservatezza.

Chi sono gli incaricati del trattamento dei dati?

Gli individui terzi che gestiscono i dati dei condomini sono da nominare come incaricati.

Quali sono i dati trattati da un amministratore di condominio?

Ecco una lista esemplificativa di dati:

  • Dati dell’assemblea condominiale;
  • Dati della bacheca condominiale;
  • Gestione trasparente del condominio;
  • Videosorveglianza;
  • Condominio digitale;
  • Dati anagrafici dei condomini (proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari) quali numeri di telefono, generalità dei condomini;
  • Dati sensibili inerenti allo stato di salute;
  • Dati giudiziari;
  • Dati catastali (esclusa le copie di compravendita degli immobili).

Qual è la responsabilità dell’amministratore di condominio rispetto ai dati trattati?

  • Conservare la documentazione digitale e cartacea in modo adeguato;
  • Predisporre misure di sicurezza per la protezione del dato.

L’amministratore di condominio può trattare solo informazioni pertinenti e non eccedenti le finalità da perseguire.

Come si conduce un’assemblea in caso di partecipazione di soggetti terzi?

La partecipazione di soggetti esterni (consulenti, aziende, organizzazioni, esperti, periti, ecc) all’assemblea di condominio è permessa, ma si rende necessario far firmare un impegno di riservatezza, oltre che coinvolgerli solo nel momento in cui hanno in compito di discutere su particolari questioni.

L’assemblea di condominio può essere registrata (audio/video)?

Si, ma il materiale deve essere ben custodito dall’amministratore. Il preventivo consenso esplicito di tutti i partecipanti all’assemblea è obbligatorio.

Quali dati NON deve contenere la bacheca condominiale?

In questo caso il Garante della Privacy espone in modo preciso alcuni punti:

  • Non possono essere inserite comunicazioni contenente i dati personali dei singoli condomini;
  • Non possono essere affissi i verbali di assemblea per i condomini non presenti;
  • Non possono esservi contenute comunicazioni inerenti a morosità (es. ritardo nel pagamento delle spese condominiali) di uno o più condomini. L’argomento può essere però trattato durante l’assemblea.

Quali dati può fruire ogni Condomino?

  • I propri dati personali immagazzinati e gestiti dall’Amministratore di condominio;
  • Le spese e gli inadempimenti degli altri condomini inerenti all’ambito condominiale;
  • Il rendiconto del conto corrente intestato al condominio. Ad ogni Condomino è consentito accedere alla documentazione e agli estratti bancari e/o postali del condominio, tramite l’amministratore, e di ottenere copia senza alcuna limitazione (anche se contengono dati personali riferiti a terzi).

L’Amministratore di condominio può comunicare i dati dei Condomini morosi ai creditori?

Si, è possibile farlo.

Come comportarsi per la videosorveglianza privata

L’implementazione di un sistema di videosorveglianza privata non è inerente ai concetti di Privacy e GDPR in quanto lo scopo è la salvaguardia della singola proprietà privata immobiliare.
Se la videosorveglianza eccede il perimetro della propria abitazione è buona norma che l’amministratore richieda al Condomino una relazione tecnica e i campi di visione delle videocamere installate.

Come comportarsi per la videosorveglianza delle aree comuni del condominio (telecamere e videocitofoni)

  • Le telecamere devono essere segnalate con uno o più cartelli;
  • Le registrazioni devono essere conservate per un periodo non maggiore a 48 ore. Per estendere questo arco di tempo è necessario fare comunicazione al Garante della Privacy;
  • Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni dell’edificio;
  • I dati delle riprese devono essere protetti secondo normativa vigente in ottica di data protection;
  • L’installazione di tali apparecchi deve essere deliberata dall’assemblea con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio.

Quali sono i diritti dei condomini?

Sono gli stessi dell’interessato al trattamento secondo Regolamento 679/2016.

Conclusioni

Gli amministratori di condomini processano dati personali di persone fisiche, pertanto è necessario adottare tutti gli adempimenti previsti dal GDPR.

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Il GDPR per gli amministratori di condominio
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Il GDPR per gli amministratori di condominio
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Breve guida operativa per gli amministratori di condominio che desiderano risposte precise su come adottare il GDPR
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